La guía empresarial de políticas de licencia por duelo

La pérdida de un ser querido tiene profundas consecuencias. Naturalmente, está el dolor que conlleva. Pero también hay muchos detalles -notificación a la familia, organización de los servicios, etc.- que requieren el tiempo y la atención de un empleado.

La licencia por duelo está diseñada para proporcionar al personal el tiempo fuera del trabajo para centrarse en estos asuntos, así como en su propio duelo. Para muchos empleadores, pero no todos, esto incluye proporcionar una cantidad determinada de tiempo libre remunerado tras la muerte de un ser querido.

Como empresa, si no tiene una política formal de duelo, vale la pena considerar una. Pero antes de poner el lápiz en el papel, vale la pena entender lo que significa la licencia por duelo, las tendencias que conforman las políticas y las calificaciones.

¿Qué es la licencia por duelo?

La licencia por duelo es un tiempo libre proporcionado específicamente para los empleados que experimentan la pérdida de un ser querido, como un cónyuge, un hijo u otro familiar. La licencia por duelo permite a los empleados guardar el luto. También proporciona al empleado tiempo para organizar y asistir a arreglos tales como servicios conmemorativos, funerales, servicios de entierro y otros eventos relacionados.

Muchas empresas pequeñas y medianas no tienen una política de duelo en su lugar, pero deberían. Una política estructurada con directrices que detallen los beneficios a los que tiene derecho un empleado asegura a los empleados, y a los gerentes, qué esperar durante un momento difícil. También garantiza que la licencia se conceda de forma justa y equitativa.

¿La licencia por duelo es obligatoria por ley?

No hay ninguna ley federal que exija la licencia por duelo. La mayoría de los estados tampoco tienen requisitos para que los empleadores privados proporcionen una licencia por duelo pagada. Una notable excepción es Oregón. La licencia por duelo de Oregón requiere hasta 2 semanas de licencia por duelo por cada miembro de la familia para los empleadores con más de 25 empleados en base a calificaciones específicas.

Algunas ciudades y estados se están planteando crear requisitos de permiso por duelo para los empresarios. Uno de estos esfuerzos en Nueva York, que habría añadido hasta 12 semanas de licencia por duelo para los empleados, fue aprobado por la Cámara y el Senado del estado, pero fue vetado por el gobernador.

Algunos empleados pueden ser elegibles para tomar una licencia por duelo bajo los términos de un acuerdo de negociación colectiva: muchos sindicatos incluyen tales disposiciones en sus negociaciones contractuales.

Sin embargo, la mayoría de las empresas ofrecen algún tipo de licencia por duelo.

¿Qué debe incluir una política de licencia por duelo?

Una política de licencia por duelo bien estructurada proporciona a los empleados y a los gerentes orientación sobre cómo manejar el tiempo libre durante un momento delicado. Lo ideal es que la política se escriba junto con otras formas de licencia de los empleados (es decir, licencia por enfermedad, licencia familiar, vacaciones, etc.) en un manual del empleado. Como mínimo, una política documentada de licencia por duelo debe incluir lo siguiente:

  • Qué califica para la licencia por duelo, especialmente si tiene diferentes directrices para los miembros de la familia inmediata y extendida;
  • Cuántos días están disponibles para los empleados para el duelo;
  • Si la licencia es pagada o no;
  • Directrices para solicitar la licencia y cualquier documentación que pueda requerir;
  • Qué sistemas utilizar para solicitar y rastrear el tiempo libre.
    • ¿Se paga o no se paga la licencia por duelo?

      No hay requisitos federales o estatales para proporcionar salarios por la licencia por duelo (a menos que esté cubierta por un contrato sindical). Aun así, muchas empresas optan por proporcionar una licencia pagada a los empleados mientras hacen el duelo.

      Según una investigación de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), el número de empresas que ofrecen una licencia por duelo pagada por 3 puntos porcentuales entre 2014 y 2018. Ahora, el 88% de las empresas ofrecen permisos pagados por duelo.

      Dependiendo de la relación con el fallecido, la duración del permiso permitido puede ayudar a las empresas a determinar si pueden o no permitirse ofrecer a los empleados permisos pagados o no pagados por la totalidad del tiempo libre o alguna parte.

      Aunque muchas empresas esperan ofrecer a los empleados el permiso más largo posible, normalmente hasta cinco días, el pago de todos esos días libres puede resultar oneroso. Las empresas pueden optar por un permiso no remunerado en su totalidad por duelo o pueden pagar el salario de una parte del tiempo tomado. Un ejemplo sería asignar cinco días libres por la pérdida de un familiar directo y pagar tres de esos días. El empleado tendría la opción de tomarse el permiso completo con algo de tiempo libre no remunerado o limitar su tiempo libre a los días pagados.

      ¿Cuánto dura el permiso por duelo?

      No hay una regla fija sobre el tiempo que dura el duelo. La Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos, que en su mayoría define la licencia por duelo como el tiempo libre para asistir a un funeral, sugiere que 3 días es común para la familia inmediata y 1 día para otros miembros de la familia.

      Muchas organizaciones optan por seguir una estructura similar de ajuste de la cantidad de licencia disponible en función del miembro de la familia. Algunas organizaciones determinan la cantidad de permiso por duelo en función de la relación con el fallecido. En el caso de los familiares directos -cónyuge, hijos, padres o abuelos (incluidos los hijastros y los suegros)- se suele conceder la mayor cantidad de tiempo. En la actual plantilla de cinco generaciones, los bisabuelos y los tataranietos también deberían incluirse en esta categoría.

      La Fundación Internacional de Planes de Beneficios para Empleados (IFEBP) realizó una investigación sobre cuántos días de permiso remunerado ofrecían las empresas en función de la relación del fallecido con el empleado. Se dividió en los siguientes tres grupos:

      Los permisos ofrecidos por la muerte de un cónyuge

      La IFEBP proporcionó el siguiente desglose de días libres cuando un empleado experimenta la muerte de un cónyuge.

      • Dos días – 2%
      • Tres días – 56%
      • Cuatro días – 5%
      • Cinco días – 29%
      • Seis o más días – 5%

      Licencia ofrecida por la muerte de un hijo o padre

      El IFEBP informó que el desglose del tiempo libre para esta cohorte fue similar al permiso ofrecido por la pérdida de un cónyuge.

      • Dos días – 3%
      • Tres días – 60%
      • Cuatro días – 5%
      • Cinco días – 27%
      • Seis o más días – 3%

      Licencias Ofrecido por la Muerte de Familiares Extensos

      El IFEBP informó que la mayoría de las empresas ofrecieron un día de permiso por duelo para asistir al funeral de la tía, tío, sobrina o sobrino.

      Sin embargo, en el mundo actual pueden darse muchas excepciones. Las parejas de hecho sin el beneficio de una licencia de matrimonio deben ser consideradas cónyuges bajo cualquier política de duelo. Las tías u otros miembros de la familia pueden haber asumido las responsabilidades parentales de los empleados y pueden considerarse una relación tan cercana como los propios padres. Las políticas de duelo deben ofrecer cierta flexibilidad para estas situaciones.

      ¿Qué califica para la licencia por duelo?

      Una política de duelo debe describir lo que califica para la licencia de los empleados, incluyendo la cantidad de tiempo asignado en función de la relación con el fallecido. También debe describir qué responsabilidades tiene el empleado, si es que las tiene.

      Obviamente, la muerte es a menudo inesperada. No todos los empleados pueden notificar con antelación la necesidad anticipada de una licencia por duelo. Pero las políticas pueden solicitar a los empleados que notifiquen a su gerente o a Recursos Humanos lo más rápido posible después de la pérdida para que las solicitudes de licencia puedan ser discutidas, asignadas y se pueda organizar la cobertura de la empresa.

      ¿Debo pedir una prueba de pérdida?

      La pérdida de un ser querido es algo muy personal. Pedir un justificante de siniestro es algo que el empresario tiene que sopesar cuidadosamente, y exigir igualmente. No es inaudito que algunos pretendan haber experimentado una muerte en la familia o entre amigos.

      Muchas funerarias proporcionan documentación para verificar que el empleado ha perdido efectivamente a un ser querido. Una política de duelo puede incluir alguna verificación de la pérdida se requiere del miembro del personal. Podría ser algo tan sencillo como una esquela o noticia de fallecimiento en el periódico o en una página web, o la documentación recibida de la funeraria.

      Desafíos tras una pérdida

      Para los empleados que pierden a un familiar directo, un hijo, un cónyuge o un padre, el duelo puede ser sólo el principio de su pérdida. Es posible que haya que hacer arreglos para gestionar las provisiones patrimoniales, los seguros y otros requisitos legales.

      Para un empleado que hace malabares con estas responsabilidades y el trabajo, las empresas pueden no estar en condiciones de permitir una licencia indefinida, pero pueden proporcionar asistencia según sea necesario. Pueden ayudar con el papeleo necesario, incluyendo los cambios requeridos por las aseguradoras para un evento de vida importante, la programación flexible o las opciones de trabajo desde casa pueden ayudar a los empleados a la transición a través de su evento de cambio de vida y volver al trabajo sin presión y preocupación adicional.

      Contar con una política de duelo antes de que los empleados sufran una pérdida proporciona a los miembros de la plantilla, a los directivos y a la empresa directrices sobre lo que se puede esperar y se proporcionará en caso de fallecimiento. La empresa puede incluso solicitar la opinión de los empleados sobre cómo elaborar la política. Cuando ya se ha establecido una política de duelo, la empresa puede seguir funcionando mientras se da a un empleado valioso el tiempo y el espacio que necesita.

      Este artículo está destinado únicamente a fines informativos. No es un sustituto de una consulta legal. Aunque intentamos que la información tratada sea oportuna y precisa, las leyes y regulaciones están sujetas a cambios.

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