Por qué pasé de 1099 a S-Corp (y cómo afectó a mi negocio de freelance)

Si eres un freelance, probablemente estés operando como un contratista 1099. Desafortunadamente, eso también significa que estás pagando la mayor cantidad de impuestos posibles, no tienes protección legal y eres percibido como un individuo, no como un negocio.

En 2015, tomé mi carrera de freelance a tiempo completo. Cada año era mejor que el anterior, pero cuanto más dinero ganaba, más pagaba en impuestos.

Durante ese tiempo, tuve que lidiar con algunas situaciones de clientes que me dejaron incómodamente expuesta desde una perspectiva legal.

Luego, cuando empecé a rechazar trabajos remunerados por falta de disponibilidad, me resultó difícil hacer crecer mi negocio contratando subcontratistas porque los clientes me contrataban a mí personalmente por mis habilidades y experiencia. La forma en que los clientes percibían mi negocio estaba obstaculizando mi crecimiento futuro.

Es por eso que después de casi 10 años de ser un contratista 1099, decidí formar una S-Corp llamada Matthew’s Design Co. por cuatro razones principales:

  • Ahorro de impuestos
  • Protección legal
  • Percepción del cliente
  • Crecimiento futuro
  • La mayoría de los freelancers no están familiarizados con las S-Corps, así que haré todo lo posible para esbozar cómo funciona cada uno de estos cuatro elementos del negocio como contratista 1099 en contraste con una S-Corp en un esfuerzo por arrojar algo de luz sobre este tema tan poco familiar y complicado.

    Impuestos 1099

    Los contratistas 1099 pagan los impuestos más altos posibles. Usted tendrá que pagar el impuesto sobre la renta federal al IRS, así como los impuestos estatales. En la mayoría de los estados, esto suele ser alrededor del 30% de sus ingresos brutos totales.

    Sin embargo, los autónomos también son golpeados con un impuesto de autoempleo del 15,3%, que incluye el 12,4% de la Seguridad Social y el 2,9% de Medicare. Cuando eres un empleado W-2, tu empresa subvenciona este coste por ti, pero cuando eres autónomo, esa carga fiscal recae sobre ti.

    Eso hace que el total de impuestos que debes como contrato 1099 sea aproximadamente el 45% de tus ingresos brutos. Así que si usted gana 100.000 dólares, sólo se lleva a casa unos 60.000 dólares después de tomar la deducción estándar de 12.000 dólares para los contribuyentes solteros.

    Ouch.

    Si usted está manejando un negocio independiente correctamente, le da a cada cliente (que le está pagando más de 600 dólares) un formulario W-9 con su número de seguridad social (SSN) al comienzo de un proyecto.

    Después, al final del año, ese cliente te envía un formulario 1099-MISC, que no es más que un recibo en el que se reconoce que su empresa está declarando a Hacienda el dinero que ha gastado en tu trabajo.

    Impuestos de la S-Corp

    Una S-Corp puede ofrecer un enorme ahorro de impuestos en sus ingresos como freelance si usted es un ganador de ingresos por encima de la media para su ubicación geográfica.

    El propósito de una S-Corp es pagarse a sí mismo lo que se considera un “salario razonable” por el IRS (proporcional a sus ingresos totales) y tomar el resto como distribuciones que NO están sujetas al 15.3% de impuesto de autoempleo.

    Cómo funciona

    Una S-Corporation es una entidad de negocios completamente separada de la cual usted es un empleado y, en la mayoría de los casos, el presidente. Por lo tanto, cualquier ingreso que usted gane se le pasa a usted a través de la entidad comercial. Esto se conoce como ingresos “pass-through”.

    En lugar de que un cliente le contrate a usted personalmente, contratan a su empresa. Es tan simple como proporcionar un formulario W-9 con la información de su empresa en lugar de su información personal y enviar una factura con el nombre de la empresa.

    Todos sus ingresos se depositarán ahora en una cuenta corriente de la empresa y, utilizando una empresa de nóminas como Gusto, se pagará lo que se considera un “salario razonable” para su profesión.

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    Estos ingresos están sujetos a todos los impuestos y retenciones normales como si estuvieras trabajando para cualquier otra empresa. En resumen, ¡eres un empleado W-2 de tu propia empresa y eliges cuánto pagarte!

    También hay un enorme beneficio fiscal del 20% para las S-Corps bajo la nueva Ley de Recortes de Impuestos y Empleos de 2017 que ofrece aún más ahorros.

    Es importante no que tener una empresa de nóminas es obligatorio para las S-Corps. La mayoría de ellas son toscas, confusas y difíciles de gestionar. Pero Gusto es realmente increíble y hace que las nóminas sean divertidas, fáciles de entender y fáciles de gestionar.

    Además, ¡presentan todo mi papeleo de impuestos al final del año! Es tan fácil que a veces me olvido de que tengo una empresa de nóminas. Recomiendo encarecidamente su uso por encima de Paychex o QuickBooks!

    Ejemplo de impuestos de S-Corp

    Por ejemplo, si estás ganando 150.000 dólares como autónomo viviendo en el estado de Nueva York, un “salario razonable” podría ser de 60.000 dólares. Por lo tanto, usted se pondría en la nómina por $60,000 y tomaría $90,000 como distribuciones que NO están sujetas a los impuestos de autoempleo del 15.3%. Eso es un instante de $13,770 que no estás pagando en impuestos antes de que cualquier deducción u otros beneficios fiscales sean tomados en cuenta.

    Sin embargo, si sólo haces $40,000 como autónomo, probablemente no haces lo suficiente para pagarte un “salario razonable” y por lo tanto no puedes tomar distribuciones. En este caso, una S-Corp puede no ser la decisión correcta para usted.

    Si se está preguntando, no – usted no puede jugar con el sistema y pagarse a sí mismo un salario de 10.000 dólares, y luego tomar 140.000 dólares en distribuciones para ahorrar más dinero. Eso sería considerado ilegal.

    Costes de la S-Corp

    Operar como una S-Corp es significativamente más caro que operar como un contratista 1099 o una LLC, pero usted está ahorrando MUCHO más de lo que está gastando para operar el negocio.

    Cuesta alrededor de $ 1,500 para un CPA para establecer la entidad de negocios inicialmente y alrededor de $ 800 para un CPA para preparar su declaración al final de cada año.

    También estás buscando 45 dólares al mes para una empresa de nóminas como Gusto y unos 35 dólares al mes para una solución de pago adecuada como QuickBooks.

    También querrás usar una dirección de negocio real para que tu dirección de casa no esté expuesta a los clientes. Yo uso las oficinas virtuales de Regus, que cuestan unos 45 dólares al mes y tienen un servicio de reenvío de correo. Por último, compré un seguro de responsabilidad civil profesional por unos $65/mes (más sobre esto a continuación)

    Eso significa que costará unos $3,200 cada año para mantener tu S-Corp en funcionamiento.

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    1099 Protección Legal

    Los contratistas 1099 tienen cero protección legal en caso de demanda. Si un cliente decide emprender acciones legales contra usted (incluso si no ha hecho nada malo), usted será responsable de pagar los honorarios legales para defenderse.

    Cualquier persona puede demandarle en cualquier momento y por cualquier motivo y tendrá que pagar a un abogado para que le defienda. Por eso también los autónomos no llevan a los clientes a los tribunales por impagos. Probablemente gastará más en honorarios legales tratando de obtener el dinero que la cantidad real que se le debe.

    Pero el mayor problema legal de operar como un contratista 1099 es que todos sus activos personales están en juego en caso de una demanda. Su coche, su casa, su equipo informático, sus joyas y cualquier otro objeto de valor podrían ser tomados para cubrir los costos si usted perdiera una batalla legal con un cliente.

    Dado que usted envía un formulario W-9 a sus clientes con su dirección (presumiblemente su dirección de casa) y su número de seguridad social, que un cliente se vuelva hostil hacia usted puede ser bastante aterrador. Estás completamente expuesto a un peligro potencial personal, profesional y financiero.

    Como un tipo soltero que vive en un apartamento, y que trabaja como freelance con un trabajo a tiempo completo, no estaba terriblemente preocupado por ser demandado. Pero una vez que me casé y compré una casa, esto ya no era un riesgo aceptable para tomar.

    Protección legal de S-Corp

    Con una S-Corp o una LLC, sólo el negocio puede ser demandado. Eso es porque el cliente está haciendo negocios con su entidad de negocios, no usted personalmente (aunque usted sigue siendo el que ejecuta el trabajo).

    Así que si un cliente ganara una demanda que interpusiera contra su negocio y éste no pudiera pagarla, el negocio quebraría, usted comenzaría una nueva S-Corp, y volvería a estar en el negocio sin ningún riesgo de que le quiten sus activos personales.

    Seguro de Errores & Omisiones (Responsabilidad Profesional)

    Además, elegí comprar un millón de dólares de seguro de responsabilidad profesional (también conocido como seguro de Errores & Omisiones) de Hiscox por unos 65 dólares al mes. Esto protege a mi negocio de las reclamaciones de infracción de derechos de autor, negligencia, costos de defensa, reclamaciones de trabajos anteriores, y más.

    Prácticamente hablando, esto significa que:

    • si un sitio web que construiste hace que el negocio de un cliente pierda dinero, tu cliente tendrá dificultades para ganar una reclamación de pérdida de ingresos contra ti, ya que estás cubierto hasta la cantidad que estás asegurado.
    • Si un sitio web que usted diseña se lanza y un competidor presenta una reclamación por derechos de autor, su cliente tendrá dificultades para ganar una reclamación por negligencia o infracción de derechos de autor contra usted.
      • Hiscox cubrirá los honorarios de defensa también, por lo que puede estar seguro de que está protegido de la mayoría de las demandas y reclamaciones legales.

        Le recomiendo encarecidamente que compre alguna cantidad de seguro de responsabilidad profesional, independientemente de si opera como un contratista 1099 o tiene una entidad comercial formal.

        Recuerde, asegúrese por la cantidad que sus clientes podrían demandarle, no por el precio de los servicios que usted ofrece!

        Percepción de los clientes 1099

        Los contratistas 1099 son a menudo percibidos como trabajadores baratos, no como valiosos socios comerciales. Es por eso que muchos clientes freelance tienden a ser baratos, exigentes y controladores.

        Esto suele dar lugar a que los freelance sientan que no tienen el control del proyecto y que necesitan reducir sus precios, extender el plazo, comprometerse a ciclos de revisión interminables y someterse a los deseos del cliente si quieren cobrar un cheque.

        Con los años, he sido capaz de romper con ese estereotipo y atraer a clientes más respetuosos con presupuestos más grandes que entienden el valor que proporciono.

        Sin embargo, como un contratista 1099, no pude encontrar una manera de hacer crecer mi negocio más allá de mí mismo sin mentir a mis clientes.

        Sé que mis clientes me contratan específicamente por mis habilidades y experiencia. No estarían contentos si descubrieran que estoy subcontratando el trabajo a otra persona. La solución obvia es marcarme como un negocio en lugar de un freelance. Pero eso lleva a otro problema…

        No puedo marcarme como empresa porque la mayoría de mis clientes buscan específicamente trabajar con un freelance. No quieren las molestias, la complejidad o el coste de trabajar incluso con una pequeña “agencia”.

        Sospecho que la percepción errónea daría lugar a una disminución dramática de los clientes potenciales o, como mínimo, cambiaría los tipos de clientes que se ponen en contacto conmigo para trabajar.

        Para agravar aún más el problema, tengo poco interés en la gestión de personas. Ni siquiera estoy seguro de si quiero hacer crecer mi negocio más, pero me gustaría tener la opción en lugar de estar obligado a rechazar un buen trabajo.

        Percepción del cliente de una S-Corp

        Con una S-Corp, obtengo todos los beneficios legales y fiscales mientras tengo la opción de volver a ser una empresa en el futuro.

        Aunque puedo seguir operando de la misma manera que lo hice como un contratista 1099, hay algunas diferencias sutiles que impactan en la percepción que los clientes tienen de mí.

        En primer lugar, puedo poner el nombre de mi negocio en el pie de página de mi sitio web. Esa es una manera sutil, pero eficaz para que los posibles clientes sepan que estoy operando como un negocio legítimo. La mayoría de los clientes apreciarán lo que hay detrás de poner el nombre de la empresa allí. Cuando escribo una propuesta para un cliente, utilizo el nombre de la empresa, no mi nombre personal. Cuando envío mi contrato marco de servicios, utilizo el nombre de la empresa.

        Cuando envío a los clientes un formulario W-9, tiene el nombre de mi empresa, el número de identificación del empleador (EIN), y la pequeña casilla “S-Corp” está marcada.

        Cuando los clientes reciben una factura mía, es de “Matthew’s Design Co.”, no de “Matt Olpinski”.

        Todo esto contribuye a que el cliente entienda que está haciendo negocios con otra empresa, no con un autónomo. Ese tipo de percepción suele dar lugar a que el cliente me respete mucho más a lo largo del proceso.

        Eso importa mucho porque, a diferencia de antes, si le dijera a un cliente que voy a trabajar con uno de los “miembros de mi equipo” en su proyecto, no se siente tan extraño. No parece un engaño. De hecho, ¡puede que se alegren de saber que hay más de una persona dedicada a su proyecto!

        En cada paso previo al comienzo del trabajo, el cliente ha ido construyendo poco a poco la confianza con mi negocio, no sólo conmigo personalmente.

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        Crecimiento futuro

        Una S-Corp requiere que tengas una compañía de nóminas para que puedas pagarte como un empleado W-2 (de tu propio negocio). Pero también puede usar esa compañía de nóminas para contratar subcontratistas con facilidad. Cortar cheques, establecer depósitos directos, pagos recurrentes, e incluso contratar a alguien a tiempo completo (con beneficios) son ahora increíblemente fáciles.

        Al formar una S-Corp, he sentado las bases necesarias para el crecimiento futuro en cualquier dirección que elija.

        ¿Es una S-Corporation adecuada para ti?

        Una S-Corp podría ser adecuada para ti si:

        • Estás trabajando como freelance a tiempo completo
        • Eres una persona que gana por encima de la media en tu ciudad como contratista 1099 (en términos generales, esto es probablemente $50k y más).
        • Quieres ahorrar dinero en impuestos
        • Quieres protección legal
        • Quieres estar preparado para el crecimiento futuro
        • Quieres ofrecer opciones de compra de acciones
        • Puedes permitirte unos 3.200 dólares al año en costes operativos
          • Una S-Corp podría NO ser para ti si:

            • Ganas menos de lo que se consideraría un “salario razonable” en tu ciudad como contratista 1099
            • Sólo trabajas como freelance a tiempo parcial
            • No puedes permitirte $3,200/año (260$/mes) en gastos de funcionamiento
            • Necesitas protección legal y quieres mejorar la percepción de los clientes, pero no puedes permitirte una S-Corp todavía

            10 pasos para crear una S-Corp

  1. Compra una dirección de oficina virtual que puedas utilizar en todo el papeleo de tu nueva S-Corp. Asegúrese de que puede recibir y reenviar el correo postal. Es importante hacer esto primero porque necesitará una dirección para usar en los pasos 3 a 10!
  2. Entrevistarse con firmas de CPA para encontrar una que le guste y en la que confíe
  3. Pagarles para que se encarguen de todo el papeleo necesario para la configuración de la S-Corp
  4. Seleccionar un banco, abrir una cuenta corriente de negocios y hacer un depósito inicial que pueda cubrir su nómina estimada
  5. Actualizar su información de pago en todas las cuentas relacionadas con el negocio para usar su nueva tarjeta de débito/crédito de negocios.
  6. Inscríbase en una empresa de nóminas como Gusto o Paychex y comience a ejecutar las nóminas
  7. Inscríbase en QuickBooks. Harvest está muy bien también, pero Quickbooks es más potente.
  8. Suscriba un seguro de responsabilidad profesional a través de Hiscox
  9. Borre cualquier cuenta antigua que ya no necesite pagar
  10. Empiece a utilizar el nombre y la dirección de su empresa en todos los formularios W-9, propuestas y contratos. Es fundamental asegurarse de que todos los nuevos clientes están utilizando su negocio EIN y no su SSN personal para que los ingresos puedan ser gravados correctamente bajo su nueva S-Corporación.
  11. Preguntas!

    Cuando empecé a investigar sobre las S-Corps y LLC, tenía un millón de preguntas que nadie parecía estar respondiendo en línea. Así que voy a enumerar todas las preguntas que tenía con la esperanza de que las respuestas te ayuden!

    ¿Cuánto cuesta operar una S-Corp?
  • Tarifa única de configuración empresarial/legal (de un CPA): $1,500
  • Gusto Payroll: $45/mo
  • QuickBooks: $35/mo
  • Seguro Hiscox: $65/mo
  • Dirección de Oficina Virtual Regus: $45/mo
  • Preparación anual de impuestos: $600-$800 (excluyendo la tasa de declaración de impuestos personal)
  • Total: $3,200/año ($4,700 para el primer año)
    • ¿Seguiré teniendo acceso instantáneo a todo mi dinero, no sólo al salario que me pago?

      ¡Sí! Me preocupaba que si me pagaba a mí mismo 50 mil dólares, cualquier cosa más allá de eso quedaría inmovilizada en alguna cuenta extraña en algún lugar. Sin embargo, eso no es cierto. Siempre tendrás acceso a todo tu dinero en cualquier momento.

      Simplemente abrirás una cuenta corriente de negocios y todos tus ingresos serán depositados allí. De ahí se cargarán tus nóminas. Cuando necesite más dinero del que está recibiendo a través de la nómina, tiene dos opciones:

      • Ejecutar una nómina especial de una sola vez (sujeta a todos los impuestos)
      • Simplemente transfiera el dinero de la cuenta corriente del negocio a su cuenta corriente personal, que se clasificará como una transacción de “distribución de accionistas” en QuickBooks, no sujeta al 15.3% de impuestos de autoempleo.
        • Ayuda si tienes tu cuenta corriente empresarial y personal a través del mismo banco para que el dinero se transfiera al instante.

          ¿Cuánto dinero necesito mantener en mi nueva cuenta corriente empresarial?

          Suficiente para cubrir tu propia nómina. Puedes decidir pagarte semanal, quincenal, mensual, bimensual, etc. La idea es que siempre tenga suficiente dinero en esa cuenta para cubrir su nómina y todos sus gastos mensuales.

          ¿Todavía tendré que ahorrar dinero para impuestos cuando tome una distribución de accionistas?

          ¡Sí! Este dinero sigue tributando a su tipo impositivo normal, pero no está sujeto a los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Usted debe poner alrededor del 15-20% de cualquier distribución de los accionistas que usted toma en una cuenta de ahorros separada para que no deba dinero durante la temporada de impuestos.

          ¿Qué pasa si no tengo suficiente dinero para cubrir la nómina?

          ¡No hay problema! Usted es esencialmente su propio empleador, por lo que puede simplemente pausar su nómina hasta que haya más fondos en su cuenta. Sin embargo, puede evitar esto eligiendo un salario que probablemente pueda pagar cada semana o mes.

          ¿Todavía tengo que pagar impuestos estimados cada trimestre?

          ¡No! Diga adiós a los impuestos estimados. Tu empresa de nóminas se encargará de todo eso por ti reteniendo el dinero de tu nómina, igual que haría un empleador normal.

          ¿Todavía tengo que hacer un seguimiento de mis gastos para las deducciones de impuestos?

          ¡No! Si estás usando la tarjeta de débito o crédito del negocio para cada transacción comercial junto con un sistema como QuickBooks, esto debería estar completamente automatizado.

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          ¿Tendré que abrir una cuenta corriente empresarial?

          Sí, esto es obligatorio. Sin embargo, ¡obtendrás una nueva y brillante tarjeta de débito con el nombre de tu negocio!

          Utilízala para todas las compras relacionadas con el negocio y asegúrate de que esta es la tarjeta que utilizas para servicios online como Gusto, QuickBooks, Hiscox, etc. para que el dinero se saque directamente de tu cuenta de negocio, no de tu cuenta personal. Esto será un negocio de cancelación al final del año!

          ¿Cómo debo nombrar mi negocio?

          Puedes nombrar tu negocio como quieras, pero el nombre legal tendrá que terminar con Inc, Incorporated, Corp, Corporation o LTD.

          Hazte un favor y piensa LARGO y DURO sobre cuál será el nombre de tu negocio antes de comenzar el proceso de formación. Yo elegí “Olpinski Design LTD” apresuradamente en la oficina de mis contadores, pero no estaba emocionado con él.

          Como resulta, fue un enorme (y costoso) dolor para cambiarlo a “Matthew’s Design Co.” más tarde, ¡así que elija sabiamente! También puede tener un nombre falso, que es esencialmente un alias que puede utilizar en los contratos y propuestas como si fuera el nombre legal.

          ¿Puedo usar mi dirección personal como mi dirección de negocios?

          Puede, pero yo no lo recomendaría. No querrás exponer tu dirección personal a los clientes y puede que quieras usar algo más permanente, especialmente si estás alquilando un apartamento.

          Para lograr esto, compré una dirección de oficina virtual a través de Regus Virtual Offices. Todo mi correo se envía allí y luego se reenvía a la dirección de mi casa. Además, es un espacio físico real que puedo utilizar para celebrar reuniones con clientes. Es una solución profesional y permanente.

          ¿Necesito un CPA o puedo usar TurboTax?

          Recomiendo encarecidamente usar un CPA. Las S-Corps son complejas y deben ser manejadas por un experto en impuestos. Si usas QuickBooks, puedes darle fácilmente a tu contador acceso a todas tus transacciones para que el proceso de preparación de impuestos sea más sencillo para ellos.

          ¿Vale la pena? Cuánto se ahorra realmente en impuestos?

          Ahorré $7,000 en sólo 3 meses de ingresos al final de 2018. Espero ahorrar unos $20,000 en impuestos cada año en adelante. Eso supera con creces los gastos operativos en los que incurro al tener una S-Corp.

          ¿Por qué no formar una LLC en su lugar?

          En general, las LLC son más simples (y más baratas) de configurar y mucho menos costosas de operar a lo largo de cada año. Seguirá obteniendo la misma protección legal que una S-Corp, pero no verá ningún beneficio fiscal.

          Si ya es una LLC, puede optar por tributar como una S-Corp, lo que también podría tener ventajas fiscales.

          ¡Espero que eso ayude! Si tienes una pregunta que te gustaría que te respondieran, envía un correo electrónico a [email protected] o únete a The Freelance Institute para charlar conmigo y con otros freelancers de todo el mundo, hacer preguntas y obtener los mejores consejos para tu negocio de freelance.

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