Le guide professionnel des politiques de congé de deuil

La perte d’un être cher a de profondes conséquences. Naturellement, il y a le chagrin impliqué. Mais il y a aussi de nombreux détails – notification de la famille, organisation des services, etc… – qui nécessitent le temps et l’attention de l’employé.

Le congé de deuil est conçu pour permettre au personnel de s’absenter du travail pour se concentrer sur ces questions, ainsi que sur son propre deuil. Pour de nombreux employeurs, mais pas tous, cela inclut l’octroi d’un montant fixe de congés payés après le décès d’un être cher.

En tant qu’entreprise, si vous n’avez pas de politique officielle en matière de deuil, cela vaut la peine d’en envisager une. Mais avant de mettre un stylo sur le papier, il vaut la peine de comprendre ce que l’on entend par congé de deuil, les tendances qui façonnent les politiques et les qualifications.

Qu’est-ce que le congé de deuil ?

Le congé de deuil est un congé accordé spécifiquement aux employés qui vivent la perte d’un être cher, comme un conjoint, un enfant ou un autre membre de la famille. Le congé de deuil permet à l’employé de prendre le temps de faire son deuil. Il donne également à l’employé le temps d’organiser et d’assister à des arrangements tels que des services commémoratifs, des funérailles, des services d’enterrement et d’autres événements connexes.

De nombreuses petites et moyennes entreprises n’ont pas de politique de deuil en place, mais elles devraient. Une politique structurée avec des lignes directrices qui détaillent les avantages auxquels un employé a droit assure aux employés, et aux gestionnaires, à quoi s’attendre pendant une période difficile. Elle garantit également que le congé est accordé de manière juste et équitable.

Le congé de deuil est-il exigé par la loi ?

Il n’existe pas de loi fédérale exigeant un congé de deuil. La plupart des États n’ont pas non plus d’obligation pour les employeurs privés de fournir un congé de deuil payé. L’Oregon constitue une exception notable. Le congé de deuil de l’Oregon exige jusqu’à 2 semaines de congé de deuil par membre de la famille pour les employeurs de plus de 25 employés en fonction de qualifications spécifiques.

Certaines villes et certains États réfléchissent à la création d’exigences en matière de congé de deuil pour les employeurs. Un tel effort à New York, qui aurait ajouté jusqu’à 12 semaines de congé de deuil pour les employés, a été adopté par la Chambre et le Sénat de l’État, mais a fait l’objet d’un veto de la part du gouverneur.

Certains employés peuvent avoir le droit de prendre un congé de deuil en vertu d’une convention collective : de nombreux syndicats incluent de telles dispositions dans leurs négociations contractuelles.

Néanmoins, la majorité des entreprises offrent une certaine forme de congé de deuil.

Qu’est-ce qui devrait être inclus dans une politique de congé de deuil ?

Une politique de congé de deuil bien structurée fournit aux employés et aux gestionnaires des conseils sur la façon de naviguer dans le temps libre pendant une période sensible. Idéalement, la politique est écrite avec les autres formes de congés des employés (c’est-à-dire les congés de maladie, les congés familiaux, les vacances, etc.) dans un manuel des employés. Au minimum, une politique documentée de congé de deuil devrait inclure les éléments suivants :

  • Ce qui est admissible au congé de deuil, surtout si vous avez des lignes directrices différentes pour les membres de la famille immédiate et de la famille élargie;
  • Combien de jours sont disponibles pour les employés pour le deuil;
  • Si le congé est payé ou non payé;
  • Lignes directrices pour la demande de congé et toute documentation que vous pourriez exiger;
  • Quels systèmes utiliser pour demander et suivre les congés.

Le congé de deuil est-il rémunéré ou non ?

Il n’existe aucune obligation fédérale ou étatique de fournir un salaire pour le congé de deuil (à moins d’être couvert par un contrat syndical). Pourtant, de nombreuses entreprises choisissent de fournir un congé payé aux employés pendant leur deuil.

Selon une recherche de la Society for Human Resource Management (SHRM), le nombre d’entreprises qui offrent un congé de deuil payé a augmenté de 3 points de pourcentage entre 2014 et 2018. Désormais, 88 % des entreprises offrent un congé payé pour le deuil.

Selon la relation avec le défunt, la durée du congé autorisée peut aider les entreprises à déterminer si elles peuvent se permettre d’offrir aux employés un congé payé ou non payé pour la totalité du temps libre ou une partie.

Bien que de nombreuses entreprises espèrent offrir le congé le plus long possible aux employés, généralement jusqu’à cinq jours, le paiement de tous ces jours de congé peut être lourd à supporter. Les entreprises peuvent choisir un congé entièrement non payé pour le deuil ou elles peuvent payer les salaires sur une partie du temps pris. Un exemple serait d’allouer cinq jours de congé pour la perte d’un membre de la famille immédiate, dont trois seraient payés. L’employé aurait la possibilité de prendre la totalité du congé avec une partie du temps non rémunéré ou de limiter son temps libre aux jours payés.

Combien de temps dure le congé de deuil ?

Il n’y a pas de règle fixe concernant la durée du deuil. Le Bureau américain des statistiques du travail, qui définit principalement le congé de deuil comme un congé pour assister à des funérailles, suggère que 3 jours sont courants pour la famille immédiate et 1 jour pour les autres membres de la famille.

De nombreuses organisations choisissent de suivre une structure similaire consistant à ajuster le montant du congé disponible en fonction du membre de la famille. Certaines organisations déterminent le montant du congé de deuil en fonction de la relation avec la personne décédée. Pour la famille immédiate – conjoint, enfant, parent ou grand-parent (y compris les beaux-enfants et la belle-famille), la durée la plus longue est généralement accordée. Dans la main-d’œuvre actuelle composée de cinq générations, les arrière-grands-parents et les arrière-petits-enfants devraient également être inclus dans cette catégorie.

L’International Foundation of Employee Benefits Plans (IFEBP) a effectué une recherche sur le nombre de jours de congés payés offerts par les entreprises en fonction du lien de parenté entre le défunt et l’employé. Ils se répartissaient dans les trois groupes suivants :

Les congés offerts pour le décès d’un conjoint

L’IFEBP a fourni la répartition suivante des jours de congés lorsqu’un employé vit le décès de son conjoint.

  • Deux jours – 2%
  • Trois jours – 56%
  • Quatre jours – 5%
  • Cinq jours – 29%
  • Six jours ou plus – 5%

Congé offert pour le décès d’un enfant ou d’un parent

L’IFEBP a indiqué que la répartition des congés pour cette cohorte était similaire à celle des congés offerts pour la perte d’un conjoint.

  • Deux jours – 3%
  • Trois jours – 60%
  • Quatre jours – 5%
  • Cinq jours – 27%
  • Six jours ou plus – 3%

Congé. offerts pour le décès de parents éloignés

L’IFEBP a rapporté que la plupart des entreprises offraient un jour de congé de deuil pour assister aux funérailles d’une tante, oncle, nièce ou neveu.

Dans le monde d’aujourd’hui, cependant, de nombreuses exceptions peuvent se produire. Les partenaires domestiques sans le bénéfice d’une licence de mariage devraient être considérés comme des conjoints dans le cadre de toute politique de deuil. Des tantes ou d’autres membres de la famille peuvent avoir assumé des responsabilités parentales pour des employés et peuvent être considérés comme une relation aussi proche que les parents eux-mêmes. Les politiques de deuil devraient offrir une certaine flexibilité pour ces situations.

Qu’est-ce qui est admissible au congé de deuil ?

Une politique de deuil devrait décrire ce qui est admissible au congé de l’employé, y compris le temps alloué en fonction de la relation avec le défunt. Elle devrait également indiquer quelles sont les responsabilités de l’employé, le cas échéant.

Evidemment, la mort est souvent inattendue. Tous les employés ne peuvent pas fournir une notification préalable d’un besoin anticipé de congé de deuil. Mais les politiques peuvent demander aux employés d’informer leur responsable ou les RH le plus rapidement possible après la perte afin que les demandes de congé puissent être discutées, attribuées et que la couverture de l’entreprise puisse être organisée.

Dois-je demander une preuve de perte ?

La perte d’un être cher est intensément personnelle. Demander une preuve de perte est quelque chose qu’un employeur doit peser soigneusement, et exiger de manière égale. Il n’est pas rare que certains prétendent avoir vécu un décès dans la famille ou chez des amis.

De nombreux salons funéraires fournissent des documents permettant de vérifier que l’employé a bien perdu un être cher. Une politique de deuil peut inclure une certaine vérification de la perte est exigée du membre du personnel. Cela peut être aussi simple qu’une notice nécrologique ou un avis de décès dans le journal ou sur un site Web, ou des documents reçus du salon funéraire.

Défis après une perte

Pour les employés qui perdent un membre de la famille immédiate, un enfant, un conjoint ou un parent, le deuil peut n’être que le début de leur perte. Des dispositions peuvent devoir être prises pour gérer les dispositions successorales, les assurances et d’autres exigences légales peuvent devoir être respectées.

Pour un employé qui jongle avec ces responsabilités et son travail, les entreprises peuvent ne pas être en mesure d’accorder un congé indéfini, mais elles peuvent fournir une assistance si nécessaire. Ils peuvent aider avec les documents nécessaires, y compris les changements requis par les assureurs pour un événement majeur de la vie, Les horaires flexibles ou les options de travail à domicile peuvent aider les employés à faire la transition à travers leur événement qui change la vie et à retourner au travail sans pression et préoccupation supplémentaires.

Avoir une politique de deuil en place avant que les employés ne subissent une perte fournit aux membres du personnel, aux gestionnaires et aux entreprises des lignes directrices sur ce qui peut être attendu et sera fourni en cas de décès. L’entreprise peut même solliciter l’avis des membres du personnel sur la manière d’élaborer la politique. Lorsqu’une politique de deuil est déjà établie, l’entreprise peut continuer à fonctionner tandis qu’un employé précieux reçoit le temps et l’espace dont il a besoin.

Cet article n’est destiné qu’à des fins d’information. Il ne remplace pas une consultation juridique. Bien que nous essayions de faire en sorte que les informations couvertes soient opportunes et exactes, les lois et les règlements sont susceptibles de changer.

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