The Business Guide to Bereavement Leave Policies

La perdita di una persona cara ha conseguenze profonde. Naturalmente, c’è il dolore coinvolto. Ma ci sono anche molti dettagli – notifica alla famiglia, organizzazione dei servizi, ecc. – che richiedono il tempo e l’attenzione del dipendente.

Il congedo per lutto è progettato per fornire al personale il tempo lontano dal lavoro per concentrarsi su queste questioni, oltre che sul proprio lutto. Per molti datori di lavoro, ma non per tutti, questo include l’offerta di un certo numero di ferie pagate in seguito alla morte di una persona cara.

Come azienda, se non avete una politica formale sul lutto, vale la pena considerarne una. Ma prima di mettere carta e penna, vale la pena capire cosa si intende per congedo per lutto, le tendenze che modellano le politiche e le qualifiche.

Che cos’è il congedo per lutto?

Il congedo per lutto è il tempo libero fornito specificamente ai dipendenti che sperimentano la perdita di una persona cara, come il coniuge, un figlio o un altro familiare. Il congedo per lutto permette al membro del personale di avere il tempo di elaborare il lutto. Fornisce anche al dipendente il tempo per organizzare e partecipare a disposizioni come servizi commemorativi, funerali, servizi di sepoltura, e altri eventi correlati.

Molte piccole e medie imprese non hanno una politica di lutto in atto, ma dovrebbero. Una politica strutturata con linee guida che dettagliano i benefici a cui un dipendente ha diritto assicura ai dipendenti, e ai manager, cosa aspettarsi durante un momento difficile. Assicura anche che il congedo sia concesso in modo giusto ed equo.

Il congedo per lutto è richiesto dalla legge?

Non esiste una legge federale che richieda il congedo per lutto. La maggior parte degli stati inoltre non hanno requisiti per i datori di lavoro privati per fornire il congedo per lutto pagato. Una notevole eccezione è l’Oregon. Il congedo per lutto dell’Oregon richiede fino a 2 settimane di congedo per lutto per membro della famiglia per i datori di lavoro con più di 25 dipendenti in base a specifiche qualifiche.

Alcune città e stati stanno pensando di creare requisiti di congedo per lutto per i datori di lavoro. Uno di questi sforzi a New York, che avrebbe aggiunto fino a 12 settimane di congedo per lutto per i dipendenti, è passato alla Camera e al Senato dello Stato, ma è stato posto il veto dal governatore.

Alcuni dipendenti possono essere idonei a prendere il congedo per lutto secondo i termini di un contratto collettivo: molti sindacati includono tali disposizioni nei loro negoziati contrattuali.

Nonostante, la maggior parte delle aziende offre qualche forma di congedo per lutto.

Cosa dovrebbe essere incluso in una politica di congedo per lutto?

Una politica ben strutturata di congedo per lutto fornisce a dipendenti e manager una guida su come gestire il tempo libero in un momento delicato. Idealmente, la politica è scritta insieme ad altre forme di congedo per i dipendenti (cioè congedo per malattia, congedo familiare, ferie, ecc.) in un manuale per i dipendenti. Come minimo, una politica documentata di congedo per lutto dovrebbe includere quanto segue:

  • Cosa si qualifica per il congedo per lutto, specialmente se avete linee guida diverse per i membri della famiglia immediata ed estesa;
  • Quanti giorni sono disponibili per i dipendenti per il lutto;
  • Se il congedo è pagato o non pagato;
  • Linee guida per richiedere il congedo e qualsiasi documentazione si può richiedere;
  • Quali sistemi utilizzare per richiedere e monitorare il tempo libero.

Il congedo per lutto è pagato o non pagato?

Non ci sono requisiti federali o statali per fornire salari per il congedo per lutto (a meno che non sia coperto da un contratto sindacale). Eppure, molte aziende scelgono di fornire un congedo pagato ai dipendenti durante il lutto.

Secondo una ricerca della Society for Human Resource Management (SHRM), il numero di aziende che offrono un congedo pagato per lutto è aumentato di 3 punti percentuali tra il 2014 e il 2018. Ora, l’88% delle aziende offre un congedo pagato per lutto.

A seconda del rapporto con il defunto, la durata del congedo consentito può aiutare le aziende a determinare se possono permettersi di offrire ai dipendenti un congedo pagato o non pagato per tutto il tempo libero o per una parte.

Mentre molte aziende sperano di fornire il congedo più lungo possibile ai dipendenti, in genere fino a cinque giorni, il pagamento di tutti quei giorni di ferie può essere oneroso. Le aziende possono scegliere un congedo completamente non retribuito per il lutto o possono pagare i salari su una parte del tempo preso. Un esempio potrebbe essere l’assegnazione di cinque giorni di congedo per la perdita di un membro immediato della famiglia con tre di quei giorni pagati. Il dipendente avrebbe la possibilità di prendere l’intero congedo con un po’ di tempo libero non pagato o limitare il tempo libero ai giorni pagati.

Quanto dura il congedo per lutto?

Non c’è una regola fissa per quanto tempo ci vuole per il lutto. Il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti, che per lo più definisce il congedo per lutto come tempo libero per partecipare a un funerale, suggerisce che 3 giorni sono comuni per i parenti stretti e 1 giorno per gli altri membri della famiglia.

Molte organizzazioni scelgono di seguire una struttura simile per regolare la quantità di congedo disponibile in base al membro della famiglia. Alcune organizzazioni determinano la quantità di congedo per lutto in base al rapporto con il defunto. Per la famiglia immediata – coniuge, figlio, genitore o nonno (compresi figliastri e suoceri) la quantità più lunga di tempo è tipicamente fornita. Nella forza lavoro di cinque generazioni di oggi, anche i bisnonni e i pronipoti dovrebbero essere inclusi in questa categoria.

La International Foundation of Employee Benefits Plans (IFEBP) ha condotto una ricerca su quanti giorni di congedo pagato le aziende hanno offerto in base alla relazione del defunto con il dipendente. Si è suddiviso nei seguenti tre gruppi:

Libertà offerte per la morte di un coniuge

La IFEBP ha fornito la seguente ripartizione dei giorni di ferie quando un dipendente sperimenta la morte di un coniuge.

  • Due giorni – 2%
  • Tre giorni – 56%
  • Quattro giorni – 5%
  • Cinque giorni – 29%
  • Sei o più giorni – 5%

Libertà offerte per la morte di un figlio o di un genitore

L’IFEBP ha riferito che la ripartizione del tempo libero per questa coorte era simile al congedo offerto per la perdita di un coniuge.

  • Due giorni – 3%
  • Tre giorni – 60%
  • Quattro giorni – 5%
  • Cinque giorni – 27%
  • Sei o più giorni – 3%

Congedo offerti per la morte di parenti stretti

L’IFEBP ha riferito che la maggior parte delle aziende ha offerto un giorno di congedo per lutto per partecipare al funerale di una zia, zio, nipote o nipote.

Nel mondo di oggi, tuttavia, possono verificarsi molte eccezioni. I partner domestici senza il beneficio di una licenza di matrimonio dovrebbero essere considerati coniugi sotto qualsiasi politica di lutto. Zie o altri membri della famiglia possono aver assunto responsabilità genitoriali per i dipendenti e possono essere considerati parenti stretti come i genitori stessi. Le politiche di lutto dovrebbero offrire una certa flessibilità per queste situazioni.

Cosa si qualifica per il congedo per lutto?

Una politica di lutto dovrebbe delineare ciò che si qualifica per il congedo del dipendente, compresa la quantità di tempo assegnata in base al rapporto con il defunto. Dovrebbe anche delineare quali responsabilità ha il dipendente, se ce ne sono.

Ovviamente la morte è spesso inaspettata. Non tutti i dipendenti possono fornire una notifica anticipata di un bisogno anticipato di congedo per lutto. Ma le politiche possono richiedere che i dipendenti informino il loro manager o le Risorse Umane il più presto possibile dopo la perdita in modo che le richieste di congedo possano essere discusse, assegnate e la copertura per l’azienda possa essere organizzata.

Devo chiedere una prova di perdita?

La perdita di una persona cara è estremamente personale. Chiedere una prova di perdita è qualcosa che un datore di lavoro deve soppesare attentamente, e richiedere allo stesso modo. Non è inaudito che alcuni fingano di aver vissuto una morte in famiglia o tra amici.

Molte pompe funebri forniscono la documentazione per verificare che il dipendente abbia effettivamente perso una persona cara. Una politica di lutto può includere qualche verifica della perdita è richiesta al membro del personale. Potrebbe essere semplice come un necrologio o un avviso di morte sul giornale o su un sito web, o un documento ricevuto dalle pompe funebri.

Sfide dopo una perdita

Per i dipendenti che perdono un membro immediato della famiglia, un figlio, un coniuge o un genitore, il lutto può essere solo l’inizio della loro perdita. Potrebbe essere necessario prendere accordi per gestire le disposizioni sul patrimonio, l’assicurazione e altri requisiti legali potrebbero essere soddisfatti.

Per un dipendente che si destreggia tra queste responsabilità e il lavoro, l’azienda potrebbe non essere in grado di consentire un congedo a tempo indeterminato, ma può fornire assistenza se necessario. Possono aiutare con i documenti necessari, compresi i cambiamenti richiesti dagli assicuratori per un evento importante della vita, la programmazione flessibile o le opzioni di lavoro da casa possono aiutare i dipendenti a passare attraverso il loro evento che cambia la vita e tornare al lavoro senza ulteriore pressione e preoccupazione.

Avere una politica di lutto in atto prima che i dipendenti subiscano una perdita fornisce ai membri del personale, ai manager e all’azienda delle linee guida su ciò che ci si può aspettare e sarà fornito in caso di morte. L’azienda può anche sollecitare l’input dei membri del personale su come creare la politica. Quando una politica di lutto è già stabilita, l’azienda può continuare a funzionare mentre un dipendente stimato riceve il tempo e lo spazio di cui ha bisogno.

Questo articolo è inteso solo a scopo informativo. Non è un sostituto della consulenza legale. Anche se cerchiamo di mantenere le informazioni trattate aggiornate e accurate, le leggi e i regolamenti sono soggetti a cambiamenti.

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