O que é uma Reunião de Pontapé de Partida: Qual é o Propósito? Como é que o prego?

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Todos os projectos de colaboração devem começar com uma reunião de Kick Off. As reuniões de lançamento são um ponto crítico no potencial sucesso de qualquer projecto, para não mencionar que estabelecem o tom para todas as futuras reuniões do projecto.

Alguns membros da sua equipa podem não ter trabalhado juntos anteriormente, pelo que uma reunião de Kick Off é uma oportunidade para que todos se conheçam antes do início do trabalho. Assegura que todos começam com o mesmo nível de informação e compreensão do projecto, algo que uma Reunião de Equipa não compreende bem. Se houver um cliente/cliente envolvido no projecto, esta é a sua oportunidade de os apresentar à sua equipa e vice-versa. Uma Reunião de Arranque significa o início oficial de um projecto. A partir deste ponto, o principal objectivo da sua equipa deve ser o projecto.

Os Principais Objectivos de uma Reunião de Arranque

  • Encontrar-se formalmente com o seu cliente/cliente – Esta é a melhor oportunidade da sua equipa para compreender os objectivos do cliente, forma de pensar & expectativas. É importante ouvir o que dizem e o que não dizem.
  • Compreender os antecedentes de um projecto – Deve fornecer o contexto em que este projecto é relevante e porque é que vale a pena empreender.
  • Compreender o que é o sucesso – O objectivo geral do projecto deve ser estabelecido durante a reunião de Kick Off. Fornecer uma meta ou objectivo nas fases iniciais do projecto.
  • Estabelecer o que precisa de ser feito – Após a reunião de Kick Off, todos os presentes devem ter uma compreensão completa do que precisa de ser realizado para se alcançar o sucesso.
  • Criar uma compreensão comum dos papéis – A sua equipa deve ter uma compreensão mútua das responsabilidades uns dos outros dentro do projecto.
  • Acordar sobre como trabalhar em conjunto de forma eficaz – A sua equipa deve estabelecer meios eficazes de colaboração para remover quaisquer barreiras potenciais ao sucesso.
  • Definir o tom para o resto do projecto – Começar como você pretende continuar. Estabelecer a abordagem de todas as reuniões futuras.
  • Estabelecer expectativas – Ilustre à sua equipa as medidas realistas de sucesso a serem antecipadas ao longo do caminho.
  • Minimizar potenciais surpresas – Antecipe quaisquer problemas ou atrasos inesperados que possam ocorrer, reconheça-os e estabeleça um plano de contingência no caso de cada um.
  • Dimensionar os pontos fortes e fracos uns dos outros – Saiba onde está a sua equipa no seu melhor e pior. Planear em conformidade e estabelecer meios de utilizar as melhores competências de cada indivíduo.
  • Gerar entusiasmo e inspirar confiança no seu cliente/cliente – Assegurar que o seu cliente/cliente abandona a reunião com um sentimento revigorado pelo nível de empenho e entusiasmo da sua equipa.

Formato de uma reunião de Kick Off

  • Mensagem de boas-vindas – Agradecer a todos por terem vindo e fornecer breves introduções para melhorar a familiaridade entre a equipa.
  • Discutir a ordem de trabalhos – Reserve um momento para discutir a ordem de trabalhos desejada para a sua reunião de Kick Off. Para poupar tempo, recomendamos a impressão de agendas que pode distribuir no início da reunião. Porque somos realmente simpáticos, aqui está um modelo que pode adaptar à sua reunião.
  • Jogos de quebra-gelo – Se a sua equipa não está familiarizada entre si ou nunca trabalhou em conjunto antes, talvez seja aconselhável introduzir um jogo de quebra-gelo para desenvolver uma mentalidade de equipa.
  • Antecedentes do projecto – Explique porque acha que este projecto é digno de tempo de companhia. Fornecer contexto sobre como o projecto se concretizou.
  • Analisar a carta do projecto – Discutir o âmbito, objectivos, e participantes do projecto. A carta do projecto serve como uma referência de autoridade para o futuro do projecto.
  • Discutir os papéis & responsabilidades envolvidas – Considerar o Índice RACI (Responsável, Responsável, Consultado, e Informado), que define a participação dos vários papéis na conclusão das tarefas dos projectos.
  • Cronogramas – Rever a cronologia do projecto. Apresentar um plano com marcos e várias fases do projecto traçado. Assegurar que todos estão alinhados com a linha temporal e definir quaisquer eventos que possam ter impacto, por exemplo, atrasos nas aprovações, indecisão, questões legais, etc.
  • Avaliar Riscos – Preparar uma lista de riscos potenciais antes da sua reunião de Kick Off. Percorra esta lista como parte da sua discussão e identifique formas de minimizar estes riscos.
  • Estabeleça regras para futuras comunicações e reuniões – Aborde os meios para qualquer comunicação futura na sua equipa. Organize reuniões de projecto periodicamente ao longo da sua linha temporal e estabeleça os fundamentos para solicitar quaisquer reuniões não prescritas.

Nível de envolvimento numa reunião de Kick Off

Dependente do objectivo global do seu projecto, uma reunião de Kick Off não requer muito envolvimento da sua equipa.

    Numa reunião de Kick Off interna, pode utilizar discussões ou sessões de brainstorming para gerar ideias.

ul>Se esta for uma reunião de Kick Off da agência e houver um cliente presente, é melhor finalizar quaisquer discussões e ideias antes da reunião.

No final da sua reunião de Kick Off, abra o piso até uma sessão Q&A. Tente encorajar questões relacionadas com o projecto e a equipa, evitando quaisquer discussões específicas sobre tarefas que acabarão numa discussão de um para um.

Ideação Durante uma reunião de Kick Off

Tal como o nível de envolvimento exigido numa reunião, a idealização deve ser estritamente limitada a uma reunião interna de Kick Off. Em nenhum momento deve discutir ideias potenciais e opiniões contraditórias em frente de clientes ou clientes. Para uma reunião interna de Kick Off, aqui estão algumas dicas sobre como fazer rolar a bola.

    Se a sua equipa não estiver familiarizada com a outra, tente alguns jogos de quebra-gelo para remover qualquer tensão. Experimente exercícios que promovam o trabalho de equipa, comunicação e resolução de problemas. Tente manter uma atmosfera casual, mas mantenha-se concentrado e atento ao tema. Crie um falso press release final para o seu projecto ou produto e distribua-o à sua equipa. Abra a palavra para uma discussão sobre o comunicado de imprensa. Isto deve ajudar a construir uma imagem clara de como deve ser a versão final do projecto. Conclua a sua reunião com um relatório e reflicta sobre quaisquer decisões tomadas. Abra a palavra para um Q&Uma sessão.

h2>Melhor Hora & Dia para uma Reunião de Lançamento

Recomendamos que organize a sua reunião de Lançamento no início da semana. Isto dá tempo suficiente para a sua equipa começar a envolver-se no projecto antes do intervalo do fim-de-semana. Após o fim-de-semana, a sua equipa deve ter um forte apoio nas fases iniciais do projecto. Consulte o nosso blogue sobre a melhor altura para organizar uma reunião para obter mais informações!

Devido ao baixo nível de envolvimento numa reunião de Kick Off, a sua equipa não tem necessariamente de estar no seu melhor momento. Por este motivo, recomendamos que organize a sua reunião de Kick Off por volta das 9/10 horas da manhã. Providencie refrescos para a sua equipa e embrulhe as coisas antes do almoço. Se for necessário, pode continuar a sua reunião depois de todos terem comido alguma coisa. Não deixe que a sua reunião tenha horas de pausa designadas, nada irá diminuir a motivação da sua equipa mais rapidamente do que a fome.

Attendees

Todas as pessoas que irão trabalhar no projecto devem estar presentes. Se tiver um grande projecto, poderá ser inviável incluir todas as pessoas envolvidas. Neste caso, limitar os convites aos colegas de equipa que serão responsáveis por aqueles que trabalharão no projecto.

Remote Meeting Tool

Se estiver a lidar com um cliente ou membro da equipa que tenha uma base remota, utilize a tecnologia de Videoconferência ou Web Conferencing se tiver uma apresentação a partilhar. Durante uma reunião de lançamento, é melhor ver todos os envolvidos no projecto do que lidar apenas com áudio.

Sumário

As reuniões de Kick Off são bastante diferentes das reuniões de projecto ou de resolução de problemas com as quais a maioria das pessoas está familiarizada. Devem concentrar-se unicamente na partilha de informação e na definição do tom para o resto do projecto. As Kick Off’s não devem ser o local para lidar com problemas no seu projecto. Se identificar algum, reconheça-o e lide com ele durante uma reunião de resolução de problemas ou de projecto.

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