Porquê Transicionei de 1099 para a S-Corp (e Como Impactuou o Meu Negócio de Freelancing)

Se é um freelancer, é provável que esteja a operar como empreiteiro 1099. Infelizmente, isso também significa que está a pagar o máximo de impostos possível, não tem protecção legal, e é visto como um indivíduo, não como um negócio.

Em 2015, fiz a minha carreira de freelancer a tempo inteiro. Cada ano era melhor do que o anterior, mas quanto mais dinheiro ganhava, mais pagava em impostos.

Durante esse tempo, tive de lidar com algumas situações de clientes que me deixaram desconfortavelmente exposto de uma perspectiva legal.

Então, quando comecei a recusar trabalho remunerado por falta de disponibilidade, tive dificuldade em fazer crescer o meu negócio contratando subempreiteiros porque os clientes estavam a contratar-me pessoalmente pelas minhas competências e experiência. A forma como os clientes viam o meu negócio estava a impedir o meu crescimento futuro.

Foi por isso que, após quase 10 anos de trabalho como empreiteiro 1099, decidi formar uma S-Corp chamada Matthew’s Design Co. por quatro razões principais:

  • Poupança de impostos
  • Protecção legal
  • Percepção do cliente
  • Crescimento futuro

A maioria dos freelancers não está familiarizada com a S-Corps, por isso farei o meu melhor para delinear como cada um destes quatro elementos de negócio funciona como um empreiteiro 1099, em contraste com uma S-Corp, num esforço para lançar alguma luz sobre este tópico desconhecido e complicado.

1099 Impostos

1099 os empreiteiros pagam os impostos mais elevados possíveis. Terá de pagar o imposto de renda federal ao IRS, bem como os impostos estaduais. Na maioria dos estados, isto normalmente funciona com cerca de 30% do seu rendimento bruto total.

No entanto, os trabalhadores independentes são também atingidos com um imposto de 15,3% sobre o auto-emprego, que inclui 12,4% de Segurança Social e 2,9% de Medicare. Quando se é empregado W-2, a sua empresa subsidia este custo para si, mas quando se é trabalhador independente, essa carga fiscal recai sobre si.

Isso eleva o total dos impostos que deve como contrato 1099 para cerca de 45% do seu rendimento bruto. Assim, se ganhar $100.000, só leva para casa cerca de $60.000 depois de ter recebido a dedução padrão de $12.000 para um único contribuinte.

Auch.

Se estiver a gerir correctamente um negócio freelance, dá a cada cliente (que lhe paga mais de $600) um formulário W-9 com o seu número de segurança social (SSN) no início de um projecto.

Então, no final do ano, esse cliente envia-lhe um formulário 1099-MISC, que é simplesmente um recibo a confirmar que o seu negócio está a reportar ao IRS o dinheiro que gastou no seu trabalho.

S-Corp Taxes

Uma S-Corp pode oferecer uma poupança fiscal maciça sobre os seus rendimentos de freelance se for um rendimento acima da média para a sua localização geográfica.

O objectivo de uma S-Corp é pagar a si próprio o que é considerado um “salário razoável” pelo IRS (proporcional ao seu rendimento total) e tomar o resto como distribuições que NÃO estão sujeitas ao 15.3% de imposto sobre o trabalho independente.

Como funciona

Uma S-Corp é uma entidade empresarial completamente separada da qual é empregado e, na maioria dos casos, o presidente. Por conseguinte, qualquer rendimento que ganhe é-lhe transmitido através da entidade empresarial. Isto é conhecido como rendimento “pass-through”.

Em vez de um cliente o contratar pessoalmente, eles contratam o seu negócio. É tão simples como fornecer um formulário W-9 com informações sobre a sua empresa em vez das suas informações pessoais e enviar uma factura com o nome da empresa.

Todos os seus rendimentos serão agora depositados numa conta corrente da empresa e, utilizando uma empresa de folha de pagamento como a Gusto, pagará a si próprio o que for considerado um “salário razoável” para a sua profissão.

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Que os rendimentos estão sujeitos a todos os impostos e retenções normais como se estivesse a trabalhar para qualquer outra empresa. Em suma, é um funcionário W-2 da sua própria empresa e escolhe quanto deve pagar a si próprio!

Existe também um enorme benefício fiscal de 20% para a S-Corps ao abrigo do novo Tax Cuts and Jobs Act de 2017, oferecendo ainda mais poupanças.

É importante que não seja obrigatório ter uma empresa de salários para a S-Corps. A maioria delas são desajeitadas, confusas e difíceis de gerir. Mas Gusto é verdadeiramente espantoso e torna a folha de pagamentos divertida, fácil de compreender, e fácil de gerir.

Plus, eles arquivam toda a minha papelada de impostos no final do ano! É tão fácil que às vezes esqueço-me que até tenho uma empresa de processamento de salários. Recomendo vivamente a sua utilização sobre Paychex ou QuickBooks!

S-Corp Tax Example

Por exemplo, se estiver a ganhar 150.000 dólares como freelancer a viver no estado de Nova Iorque, um “salário razoável” pode ser de 60.000 dólares. Por isso, colocar-se-ia na folha de pagamentos por $60.000 e aceitaria $90.000 como distribuições que NÃO estão sujeitas a 15,3% de impostos de auto-emprego. É um instantâneo $13.770 que não está a pagar em impostos antes de quaisquer deduções ou outros benefícios fiscais serem contabilizados em.

No entanto, se ganhar apenas $40.000 como freelancer, provavelmente não ganha o suficiente para pagar a si próprio um “salário razoável” e, portanto, não pode aceitar distribuições. Neste caso, uma S-Corp pode não ser a decisão certa para si.

Se está a pensar, não – não pode jogar o sistema e pagar a si próprio um salário de $10.000, então tome $140.000 em distribuições para poupar mais dinheiro. Isso seria considerado ilegal.

S-Corp Costs

Operar como uma S-Corp é significativamente mais caro do que operar como um contratante 1099 ou um LLC, mas está a poupar MAIS do que está a gastar para operar o negócio.

Custa cerca de $1.500 para uma CPA para criar a entidade empresarial inicialmente e cerca de $800 para uma CPA para preparar o seu retorno no final de cada ano.

Vocês também estão à procura de $45/mês para uma empresa de pagamentos como a Gusto e cerca de $35/mês para uma solução de pagamento adequada como QuickBooks.

Vocês também vão querer usar um endereço comercial real para que o seu endereço domiciliário não seja exposto aos clientes. Utilizo escritórios virtuais Regus, que custa cerca de $45/mês e tem um serviço de encaminhamento de correio. Finalmente, adquiri um seguro de responsabilidade civil profissional por cerca de $65/mês (mais sobre isto abaixo)

Isso significa que custará cerca de $3,200 por ano para manter a sua S-Corp a funcionar.

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1099 Protecção Jurídica

1099 os contratantes têm protecção jurídica zero no caso de um processo judicial. Se um cliente decidir intentar uma acção judicial contra si (mesmo que não tenha feito nada de mal), será responsável pelo pagamento de quaisquer taxas legais para se defender.

Anyone pode processá-lo em qualquer altura por qualquer razão e terá de pagar um advogado para o defender. É também por isso que os freelancers não levam os clientes a tribunal por falta de pagamentos. Provavelmente gastará mais em honorários legais tentando obter o dinheiro do que o montante real que lhe é devido.

Mas o maior problema legal com o funcionamento como um contratante 1099 é que todos os seus bens pessoais estão disponíveis para serem apanhados no caso de um processo judicial. O seu carro, casa, equipamento informático, jóias, e quaisquer outros bens de valor poderiam ser levados para cobrir custos se perdesse uma batalha legal com um cliente.

Desde que envie um formulário W-9 aos seus clientes com a sua morada (presumivelmente a sua morada de casa) e número de segurança social, ter um cliente a tornar-se hostil para consigo pode ser bastante assustador. Está completamente exposto a potenciais perigos pessoais, profissionais e financeiros.

Como um tipo solteiro que vive num apartamento, e trabalha por conta própria com um emprego a tempo inteiro, não estava muito preocupado em ser processado. Mas quando me casei e comprei uma casa, este já não era um risco aceitável a correr.

S-Corp Protecção Legal

Com uma S-Corp ou uma LLC, só o negócio pode ser processado. Isto porque o cliente está a fazer negócios com a sua entidade empresarial, não você pessoalmente (mesmo que ainda seja você a executar o trabalho).

Assim, se um cliente ganhasse uma acção judicial que apresentou contra o seu negócio e o negócio não pudesse pagar, o negócio entraria em falência, você iniciaria uma nova S-Corp, e estaria de volta ao negócio sem qualquer risco de que os seus bens pessoais lhe fossem retirados.

Errores &Omissões (Responsabilidade Profissional) Seguro

Adicionalmente, optei por comprar um milhão de dólares de seguro de responsabilidade profissional (também conhecido como Erros & Seguro de omissões) da Hiscox por cerca de $65/mo. Isto protege o meu negócio de reclamações de violação de direitos de autor, negligência, custos de defesa, reclamações de trabalhos anteriores, e mais.

Portualmente falando, isto significa que:

  • se um website que construiu causar perda de dinheiro a um negócio de clientes, o seu cliente terá dificuldade em ganhar uma reclamação de rendimentos perdidos contra si, uma vez que está coberto até ao montante pelo qual está segurado.
  • se um sítio web que concebeu lançar e um concorrente apresentar uma reclamação de direitos de autor, o seu cliente terá dificuldade em ganhar uma reclamação de negligência ou violação dos direitos de autor contra si.

Hiscox cobrirá também as taxas de defesa, para que possa ter a certeza de que está protegido da maioria dos processos e reclamações legais.

Eu recomendo vivamente que compre algum montante de seguro de responsabilidade profissional, independentemente de operar como um contratante 1099 ou de ter uma entidade comercial formal.

Remember, faça um seguro pelo montante pelo qual os seus clientes poderiam processá-lo, e não pelo preço dos serviços que oferece!

1099 Client Perception

1099 contractors are often perceived as cheap commodity laborers, not valuable business partners. É por isso que muitos clientes freelance tendem a ser baratos, exigentes, e controladoras.

Isto resulta normalmente em que os freelancers sentem que não controlam o projecto e precisam de reduzir os seus preços, alargar a linha do tempo, comprometer-se com ciclos de revisão intermináveis, e curvar-se aos desejos dos clientes se quiserem receber um cheque de pagamento.

Todos os anos, tenho sido capaz de romper com esse estereótipo e atrair clientes mais respeitosos com orçamentos maiores que compreendem o valor que eu forneço.

No entanto, como empreiteiro 1099, não consegui encontrar uma forma de fazer crescer o meu negócio para além de mim próprio sem mentir aos meus clientes.

Eu sei que os meus clientes me contratam especificamente pelas minhas competências e perícia. Eles não ficariam felizes em descobrir que eu estava a subcontratar o trabalho a outra pessoa. A solução óbvia é marcar-me como um negócio em vez de um freelancer. Mas isso leva a outro problema…

Não posso marcar-me como um negócio porque a maioria dos meus clientes procuram especificamente trabalhar com um freelancer. Eles não querem o incómodo, complexidade, ou custo de trabalhar mesmo com uma pequena “agência”.

P>Suspeito que a má percepção resultaria numa diminuição dramática de leads ou, no mínimo, numa mudança dos tipos de clientes que me contactam para trabalhar.

Para agravar ainda mais a questão, tenho pouco interesse em gerir pessoas. Nem sequer tenho a certeza se quero fazer crescer mais o meu negócio, mas gostaria de ter a opção em vez de ser forçado a recusar um bom trabalho.

S-Corp Client Perception

Com uma S-Corp, recebo todos os benefícios legais e fiscais ao mesmo tempo que tenho a opção de mudar a minha marca como negócio no futuro.

Enquanto posso continuar a funcionar da mesma forma que funcionava como um contratante 1099, existem algumas diferenças subtis que têm impacto na percepção que um cliente tem de mim.

P>Primeiro, posso colocar o meu nome comercial no rodapé do meu website. Esta é uma forma subtil, mas eficaz de fazer saber aos potenciais clientes que estou a operar como um negócio legítimo. A maioria dos clientes apreciará o que está por detrás de colocar lá um nome de negócio. Isto assinala instantaneamente profissionalismo.

Quando escrevo uma proposta para um cliente, uso o nome da empresa, não o meu nome pessoal. Quando envio o meu Master Services Agreement, utilizo o nome da empresa.

Quando envio aos clientes um formulário W-9, este tem o meu nome da empresa, número de identificação do empregador (EIN), e a pequena caixa “S-Corp” é assinalada.

Quando os clientes recebem uma factura de mim, é de “Matthew’s Design Co.”, não de “Matt Olpinski”.

Tudo isto contribui para que o cliente compreenda que está a fazer negócios com outro negócio, não com um freelancer. Esse tipo de percepção resulta tipicamente em que o cliente me respeita muito mais durante todo o processo.

Isso é muito importante porque, ao contrário de antes, se eu disser a um cliente que vou trabalhar com um dos meus “membros de equipa” no seu projecto, não me parece tão estranho. Não se sente enganoso. Na verdade, eles podem ficar contentes por saber que mais do que uma pessoa está a ser dedicada ao seu projecto!

Em cada passo antes do início do trabalho, o cliente tem estado lentamente a construir confiança no meu negócio, não apenas eu pessoalmente.

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Futuro Crescimento

Uma S-Corp requer que tenha uma empresa de pagamentos para que possa pagar a si próprio como empregado W-2 (do seu próprio negócio). Mas também pode utilizar essa empresa de salários para contratar subempreiteiros com facilidade. Cortar cheques, estabelecer depósitos directos, pagamentos recorrentes, e mesmo contratar alguém a tempo inteiro (com benefícios) são agora incrivelmente fáceis.

Ao formar uma S-Corp, estabeleci as bases necessárias para o crescimento futuro em qualquer direcção que escolha.

É um direito da S-Corp para si?

Um S-Corp pode ser o ideal para si se:

  • Você é freelancer a tempo inteiro
  • Você é um assalariado acima da média na sua cidade como empreiteiro 1099 (geralmente falando, isto é provavelmente $50k e acima).
  • Você quer poupar dinheiro em impostos
  • Você quer protecção legal
  • Você quer ser criado para crescimento futuro
  • Você quer oferecer opções de compra de acções
  • Você pode pagar cerca de $3,200 por ano em custos operacionais

Uma S-Corp pode NÃO ser para si se:

  • Você ganha menos do que aquilo que seria considerado um “salário razoável” na sua cidade como contratante de 1099 dólares
  • Você só é freelancer em part-time
  • Você não pode pagar $3,200/ano ($260/mês) em custos operacionais
  • Necessita de protecção legal e quer melhorar a percepção do cliente, mas ainda não pode pagar uma S-Corp

10 Passos para Criar uma S-Corp

  1. Comprar um endereço de escritório virtual que pode usar em toda a papelada para a sua nova S-Corp. Certifique-se de que pode receber e encaminhar correio de caracol. É importante fazer isto primeiro porque necessitará de um endereço para utilizar nos passos 3-10!
  2. Interview CPA firms to find one you like and trust

  3. Paga-lhes para tratar de toda a papelada necessária para a configuração da S-Corp
  4. Selecione um banco, abra uma conta corrente de negócios, e faça um depósito inicial que possa cobrir a sua folha de pagamentos estimada
  5. Atualize as suas informações de pagamento em todas as contas relacionadas com negócios para utilizar o seu novo cartão de débito / crédito comercial.
  6. Inscrição para uma empresa de folha de pagamentos como Gusto ou Paychex e comece a executar a folha de pagamentos
  7. Inscrição para QuickBooks. A colheita também é óptima, mas o Quickbooks é mais poderoso.
  8. li>Inscrição para um seguro de responsabilidade profissional através do Hiscox li>Delete quaisquer contas antigas pelas quais já não precisa de pagar

  9. Comece a utilizar o seu nome e endereço comercial em todos os formulários W-9, propostas e contratos. É fundamental garantir que todos os novos clientes estão a usar o seu EIN empresarial e não o seu SSN pessoal para que os rendimentos possam ser tributados adequadamente sob a sua nova S-Corporation.

Questões!

Quando comecei a pesquisar S-Corps e LLC’s, tinha um milhão de perguntas que ninguém parecia estar a responder online. Por isso vou listar todas as perguntas que tinha na esperança que as respostas o ajudem!

Quanto custa operar uma S-Corp?
  • Pagamento Único de Negócios/Taxa de Configuração Jurídica (de um CPA): $1,500
  • Gusto Payroll: $45/mo
  • QuickBooks: $35/mo
  • Hiscox Insurance: $65/mo
  • Regus Virtual Office Address: $45/mês
  • Preparação fiscal anual: $600-$800 (excluindo taxa de declaração de impostos pessoais)
  • li>Total: $3.200/ano ($4.700 para o primeiro ano)

Tenho ainda acesso imediato a todo o meu dinheiro, e não apenas ao salário que eu próprio pago?

Sim! Preocupava-me que se pagasse a mim próprio $50k, qualquer coisa para além disso estaria amarrado nalguma conta estranha algures. No entanto, isso não é verdade. Terá sempre acesso a todo o seu dinheiro em qualquer altura.

p>Vocês simplesmente abrirão uma conta corrente de negócios e todos os vossos rendimentos serão aí depositados. É daqui que a sua folha de pagamentos será debitada. Quando precisar de mais dinheiro do que o que está a receber através da folha de pagamentos, tem duas opções:

  • Executar uma folha de pagamentos especial única (sujeita a todos os impostos)
  • Simplesmente transfira dinheiro da verificação empresarial para a sua verificação pessoal, que será classificada como uma transacção de “distribuição de accionistas” no QuickBooks, não sujeita ao 15.3% de imposto sobre o trabalho independente.

Ajuda se tiver a verificação do seu negócio e verificação pessoal através do mesmo banco, para que o dinheiro seja transferido instantaneamente.

Quanto dinheiro preciso de manter na minha nova conta corrente do negócio?

Suficiente para cobrir a sua própria folha de pagamentos. Pode decidir pagar a si próprio semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, bimestralmente, etc. A ideia é que tenha sempre dinheiro suficiente nessa conta para cobrir a sua folha de pagamentos e todas as suas despesas mensais.

Pois ainda terei de poupar dinheiro para impostos quando fizer uma distribuição accionista?

Sim! Este dinheiro ainda é tributado à sua taxa normal de imposto, mas não está sujeito a impostos sobre o trabalho por conta própria. Deverá colocar cerca de 15-20% de qualquer distribuição accionista que fizer numa conta poupança separada para não dever dinheiro durante a época fiscal.

E se eu não tiver dinheiro suficiente para cobrir a folha de pagamentos?

Não há problema! É essencialmente o seu próprio empregador, por isso pode simplesmente fazer uma pausa na sua folha de pagamentos até haver mais fundos na sua conta. Contudo, pode evitar isto escolhendo um salário que muito provavelmente conseguirá pagar cada semana ou mês.

Ainda tenho de pagar impostos estimados a cada trimestre?

Nope! Diga adeus aos impostos estimados. A sua empresa de processamento de salários tratará de tudo isso por si retendo dinheiro do seu salário, tal como um empregador normal faria.

Ainda tenho de acompanhar as minhas despesas para deduções fiscais?

Não! Se estiver a utilizar o cartão de débito ou de crédito da empresa para cada transacção comercial em conjunto com um sistema como QuickBooks, isto deve ser completamente automatizado.

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Tenho de abrir uma conta corrente de negócios?

Sim, isto é obrigatório. No entanto, receberá um novo cartão de débito brilhante com o nome da sua empresa!

Utilize-o para todas as compras relacionadas com negócios e não se esqueça de fazer deste o cartão que utiliza para serviços online tais como Gusto, QuickBooks, Hiscox, etc. para que o dinheiro seja retirado directamente da sua conta comercial, e não da sua conta pessoal. Isto será uma anulação de negócio no final do ano!

Que nome devo dar ao meu negócio?

Pode dar o nome que quiser ao seu negócio, mas o nome legal terá de terminar com Inc., Incorporated, Corp., Corporation ou LTD.

Faça um favor a si próprio e pense LONG and HARD sobre qual será o nome do seu negócio antes de iniciar o processo de formação. Escolhi “Olpinski Design LTD” apressadamente no meu escritório de contabilistas, mas não fiquei entusiasmado com isso.

Como se vê, foi uma enorme (e cara) dor mudá-lo para “Matthew’s Design Co.” mais tarde, por isso escolha sabiamente! Isto constará em toda a sua papelada oficial!

P>Pode também ter um pseudónimo, que é essencialmente um pseudónimo que pode usar em contratos e propostas como se fosse o nome legal.

Posso usar o meu endereço pessoal como endereço comercial?

Pode, mas eu não o recomendaria. Não quer expor o seu endereço pessoal aos clientes e pode querer utilizar algo mais permanente, especialmente se estiver a alugar um apartamento.

Para o conseguir, adquiri um endereço de escritório virtual através dos Escritórios Virtuais Regus. Todo o meu correio é enviado para lá, depois encaminhado para o meu endereço domiciliário. Como bónus, é um espaço físico real que posso utilizar para realizar reuniões de clientes. É uma solução profissional e permanente.

Preciso de um CPA ou posso utilizar o TurboTax?

P>Recomendo vivamente a utilização de um CPA. Os CPA são complexos e devem ser tratados por um perito em impostos. Se utilizar QuickBooks, pode facilmente dar ao seu contabilista acesso a todas as suas transacções para tornar o processo de preparação de impostos mais simples para eles.

Valeu a pena? Quanto é que realmente poupa em impostos?

Poupei $7.000 em apenas 3 meses de rendimentos no final de 2018. Estou à espera de poupar cerca de $20.000 em impostos todos os anos a avançar. Que o FAR supera as despesas operacionais em que incorro, tendo um S-Corp.

Por que não formar um LLC em vez disso?

Overall, LLC’s são mais simples (e mais baratos) de instalar e muito menos dispendiosos de operar ao longo de cada ano. Continuará a ter a mesma protecção legal que uma S-Corp, mas não verá quaisquer benefícios fiscais.

Se já é uma LLC, pode optar por ser tributada como uma S-Corp, o que também poderia ter vantagens fiscais.

Espero que isso ajude! Se tem uma pergunta que gostaria de ver respondida, envie um e-mail para [email protected] ou junte-se ao The Freelance Institute para conversar comigo e com outros freelancers de todo o mundo, fazer perguntas e obter os melhores conselhos para o seu negócio freelance.

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