Was ist ein Kick-Off-Meeting: Was ist der Zweck? How do I Nail It?

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Jedes kollaborative Projekt sollte mit einem Kick Off Meeting beginnen. Kick Off Meetings sind ein kritischer Punkt für den potenziellen Erfolg eines jeden Projekts, ganz zu schweigen davon, dass sie den Ton für alle zukünftigen Projektmeetings angeben.

Es kann sein, dass einige Mitglieder Ihres Teams vorher noch nicht zusammengearbeitet haben, so dass ein Kick-Off-Meeting die Gelegenheit bietet, sich mit allen vertraut zu machen, bevor die Arbeit beginnt. Es stellt sicher, dass jeder mit dem gleichen Informationsstand und Verständnis für das Projekt beginnt, etwas, das ein Team-Meeting nicht ganz erfassen kann. Wenn ein Kunde/Auftraggeber in das Projekt involviert ist, ist dies Ihre Gelegenheit, ihn Ihrem Team vorzustellen und umgekehrt. Ein Kick-Off-Meeting bedeutet den offiziellen Start eines Projekts. Von diesem Zeitpunkt an sollte das Hauptziel Ihres Teams das Projekt sein.

Die Hauptzwecke eines Kick Off Meetings

  • Formelles Treffen mit dem Kunden/Auftraggeber – Dies ist die beste Gelegenheit für Ihr Team, die Ziele, Denkweise & und Erwartungen des Kunden zu verstehen. Es ist wichtig, zuzuhören, was sie sagen und was sie nicht sagen.
  • Den Hintergrund eines Projekts verstehen – Sie sollten den Kontext liefern, warum dieses Projekt relevant ist und warum es sich lohnt, es durchzuführen.
  • Verstehen, wie Erfolg aussieht – Das Gesamtziel des Projekts sollte während des Kick Off Meetings festgelegt werden. Legen Sie in der Anfangsphase des Projekts ein Ziel fest.
  • Legen Sie fest, was getan werden muss – Nach dem Kick Off Meeting sollten alle Anwesenden ein vollständiges Verständnis davon haben, was getan werden muss, um den Erfolg zu erreichen.
  • Schaffen Sie ein gemeinsames Rollenverständnis – Ihr Team sollte ein gegenseitiges Verständnis der Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts haben.
  • Vereinbaren Sie, wie man effektiv zusammenarbeitet – Ihr Team sollte effektive Mittel der Zusammenarbeit etablieren, um alle potenziellen Hindernisse für den Erfolg zu beseitigen.
  • Geben Sie den Ton für den Rest des Projekts an – Beginnen Sie so, wie Sie vorhaben, weiterzumachen. Legen Sie die Herangehensweise für alle zukünftigen Meetings fest.
  • Setzen Sie Erwartungen – Zeigen Sie Ihrem Team die realistischen Erfolgsmaßstäbe auf, die auf dem Weg zu erwarten sind.
  • Minimieren Sie mögliche Überraschungen – Rechnen Sie mit Problemen oder unerwarteten Verzögerungen, die auftreten können, erkennen Sie diese an und legen Sie einen Notfallplan für den Fall der Fälle fest.
  • Schätzen Sie die Stärken und Schwächen der anderen ein – Wissen Sie, wo Ihr Team am besten und am schlechtesten ist. Planen Sie dementsprechend und legen Sie fest, wie Sie die besten Fähigkeiten jedes Einzelnen nutzen können.
  • Enthusiasmus erzeugen und Vertrauen in Ihren Kunden schaffen – Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde das Meeting mit dem Gefühl verlässt, durch das Engagement und den Enthusiasmus Ihres Teams gestärkt worden zu sein.

Format eines Kick Off Meetings

  • Begrüßung – Bedanken Sie sich bei allen für ihr Kommen und stellen Sie sich kurz vor, um die Vertrautheit im Team zu verbessern.
  • Besprechen Sie die Tagesordnung – Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die gewünschte Reihenfolge für Ihr Kick Off Meeting zu besprechen. Um Zeit zu sparen, empfiehlt es sich, eine Tagesordnung auszudrucken, die Sie zu Beginn des Meetings verteilen können. Weil wir so nett sind, finden Sie hier eine Vorlage, die Sie an Ihr Meeting anpassen können.
  • Eisbrecherspiele – Wenn Ihr Team sich nicht kennt oder noch nie zusammengearbeitet hat, ist es ratsam, ein Eisbrecherspiel einzuführen, um eine Teammentalität zu entwickeln.
  • Hintergrund des Projekts – Erläutern Sie, warum Sie der Meinung sind, dass dieses Projekt die Zeit des Unternehmens wert ist. Geben Sie den Kontext an, wie das Projekt zustande gekommen ist.
  • Analysieren Sie die Projektcharta – Diskutieren Sie den Umfang, die Ziele und die Teilnehmer des Projekts. Die Projektcharta dient als Referenz der Autorität für die Zukunft des Projekts.
  • Diskutieren Sie die beteiligten Rollen & Verantwortlichkeiten – Berücksichtigen Sie den RACI-Index (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed), der die Beteiligung der verschiedenen Rollen an der Erledigung von Projektaufgaben definiert.
  • Zeitpläne – Überprüfen Sie den Zeitplan für das Projekt. Legen Sie einen Plan vor, in dem Meilensteine und verschiedene Phasen des Projekts aufgeführt sind. Stellen Sie sicher, dass jeder mit dem Zeitplan übereinstimmt und definieren Sie alle Ereignisse, die sich auf den Zeitplan auswirken können, z. B. Verzögerungen bei Genehmigungen, Unentschlossenheit, rechtliche Probleme usw.
  • Bewerten Sie Risiken – Bereiten Sie vor dem Kick-Off-Meeting eine Liste mit potenziellen Risiken vor. Gehen Sie diese Liste als Teil Ihrer Diskussion durch und identifizieren Sie Möglichkeiten, diese Risiken zu minimieren.
  • Legen Sie Regeln für künftige Kommunikation und Meetings fest – Sprechen Sie in Ihrem Team die Mittel für die künftige Kommunikation an. Vereinbaren Sie in regelmäßigen Abständen Projektbesprechungen entlang Ihrer Zeitachse und legen Sie Gründe für die Beantragung von nicht vorgeschriebenen Besprechungen fest.

Engagement in einem Kick-Off-Meeting

Abhängig vom Gesamtziel Ihres Projekts erfordert ein Kick-Off-Meeting nicht viel Engagement von Ihrem Team.

    In einem internen Kick-Off-Meeting können Sie Diskussionen oder Brainstorming-Sitzungen nutzen, um Ideen zu generieren.

    Wenn es sich um ein Agentur-Kick-Off-Meeting handelt und ein Kunde anwesend ist, ist es am besten, alle Diskussionen und Ideen vor dem Meeting zu finalisieren.

Am Ende des Kick Off Meetings sollten Sie eine Fragerunde&A einrichten. Versuchen Sie, Fragen zum Projekt und zum Team zu ermutigen und vermeiden Sie spezifische Diskussionen über Aufgaben, die in einem Einzelgespräch enden werden.

Ideation während eines Kick-Off-Meetings

Wie der Grad des Engagements, der in einem Meeting erforderlich ist, sollte auch die Ideation strikt auf ein internes Kick-Off-Meeting beschränkt sein. Auf keinen Fall sollten Sie mögliche Ideen und widersprüchliche Meinungen vor Auftraggebern oder Kunden diskutieren. Für ein internes Kick-Off-Meeting finden Sie hier ein paar Tipps, wie Sie den Ball ins Rollen bringen können.

    Wenn sich Ihr Team noch nicht kennt, versuchen Sie es mit einigen Eisbrecher-Spielen, um Spannungen abzubauen. Versuchen Sie, eine lockere Atmosphäre zu schaffen, aber bleiben Sie konzentriert und beim Thema.

    Erstellen Sie eine gefälschte Pressemitteilung für Ihr Projekt oder Produkt und verteilen Sie sie an Ihr Team. Eröffnen Sie die Diskussion über die Pressemitteilung. Dies sollte helfen, ein klares Bild davon zu bekommen, wie die endgültige Version des Projekts aussehen sollte. Beenden Sie das Meeting mit einer Nachbesprechung und reflektieren Sie alle getroffenen Entscheidungen. Öffnen Sie das Wort für eine Q&A-Sitzung.

Bester Zeitpunkt & Tag für ein Kick-Off-Meeting

Wir empfehlen, Ihr Kick-Off-Meeting früh in der Woche abzuhalten. So hat Ihr Team genügend Zeit, sich vor der Wochenendpause mit dem Projekt zu beschäftigen. Nach dem Wochenende sollte Ihr Team bereits einen guten Überblick über die frühen Phasen des Projekts haben. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog über den besten Zeitpunkt für ein Meeting!

Da in einem Kick-Off-Meeting nur ein geringes Maß an Engagement erforderlich ist, muss Ihr Team nicht unbedingt in Höchstform sein. Aus diesem Grund empfehlen wir, das Kick-Off-Meeting in der Zeit zwischen 9 und 10 Uhr abzuhalten. Stellen Sie Erfrischungen für Ihr Team bereit und beenden Sie die Sitzung vor dem Mittagessen. Wenn nötig, können Sie das Meeting fortsetzen, nachdem alle etwas gegessen haben. Lassen Sie Ihr Meeting nicht in die vorgesehenen Pausenzeiten hineinlaufen, nichts lässt die Motivation Ihres Teams schneller verkümmern als Hunger.

Teilnehmer

Alle Personen, die an dem Projekt arbeiten werden, sollten anwesend sein. Wenn Sie ein großes Projekt haben, ist es vielleicht nicht möglich, alle Beteiligten einzuladen. Beschränken Sie in diesem Fall die Einladungen auf die Teammitglieder, die für die am Projekt arbeitenden Personen verantwortlich sein werden.

Tool für Remote-Meetings

Wenn Sie es mit einem Kunden oder Teammitglied zu tun haben, das sich an einem entfernten Standort befindet, nutzen Sie die Videokonferenztechnologie oder Webkonferenzen, wenn Sie eine Präsentation zu teilen haben. Während eines Kick-Off-Meetings ist es besser, alle am Projekt Beteiligten zu sehen, als nur mit Audio zu arbeiten.

Zusammenfassung

Kick Off Meetings unterscheiden sich deutlich von Projekt- oder Problemlösungsmeetings, mit denen die meisten Menschen vertraut sind. Sie sollten sich ausschließlich auf den Austausch von Informationen konzentrieren und den Ton für den Rest des Projekts vorgeben. Kick Offs sollten nicht der Ort sein, um Probleme im Projekt zu behandeln. Wenn Sie welche erkennen, sollten Sie sie anerkennen und in einem Problemlösungs- oder Projektmeeting behandeln.

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